Standard Operating Procedure — Keuangan
Penerbitan Invoice & Konfirmasi Pembayaran
Kode Dokumen
SOP-PC-KEU-004
SOP-PC-KEU-004
Versi
1.0
1.0
Berlaku Sejak
2026
2026
Klasifikasi
Internal Rahasia
Internal Rahasia
Disusun oleh
Admin
Admin
Disahkan oleh
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
1. Tujuan #
Memastikan setiap invoice yang diterbitkan Papan Construction kepada klien dibuat secara akurat melalui sistem, mendapat persetujuan Direktur terkait sebelum dikirim, dan pembayaran yang masuk dikonfirmasi serta dikomunikasikan ke tim yang tepat agar pekerjaan dapat dilanjutkan. Persetujuan invoice diberikan oleh Direktur Perencana untuk proyek PA- dan Direktur Pelaksana untuk proyek PC-/D&B.
SOP ini membahas PROSEDUR PENERBITAN INVOICE dan KONFIRMASI PEMBAYARAN. Skema termin (kapan invoice ditagihkan dan berapa persentasenya) diatur terpisah di KEU-001, KEU-002, dan KEU-003 sesuai jenis proyek.
2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Berlaku untuk | Semua invoice yang diterbitkan Papan Construction kepada klien — PA- dan PC- semua jenis proyek |
| PIC Pembuat Invoice | Admin — membuat invoice melalui sistem Papan Construction |
| PIC Persetujuan Invoice | Direktur Perencana — untuk proyek Perencanaan (PA-) · Direktur Pelaksana — untuk proyek Build dan Design & Build (PC-) |
| PIC Pemantauan Pembayaran | Admin — memantau mutasi rekening dan menerima bukti transfer dari klien |
| PIC Konfirmasi Lanjut Pekerjaan | Admin — mengkonfirmasi ke Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-) setelah pembayaran masuk |
| Platform invoice | Sistem Papan Construction — nomor invoice otomatis dari sistem |
| Kwitansi | Diterbitkan Admin setelah pembayaran dikonfirmasi masuk — dokumen terpisah dari invoice |
| SOP Referensi |
SOP-PC-KEU-001 · SOP-PC-KEU-002 · SOP-PC-KEU-003 · SOP-PC-ADM-002 |
3. Trigger Pembuatan Invoice per Jenis Termin #
Invoice dibuat setelah milestone yang ditetapkan di SOP Termin selesai — tanpa menunggu klien meminta. Direktur Perencana atau Direktur Pelaksana yang mengkonfirmasi milestone selesai ke Admin sebagai trigger pembuatan invoice.
| Termin | Trigger Pembuatan Invoice |
|---|---|
| Termin 1 (DP) | MoU sudah ditandatangani kedua pihak. Admin membuat invoice DP setelah menerima salinan MoU yang sudah TTD. |
| Termin 2 dst (Perencanaan) | Direktur Perencana mengkonfirmasi milestone desain selesai ke Admin via WhatsApp (sesuai SOP-PC-KEU-001) |
| Termin 2 dst (Build) | Direktur Pelaksana mengkonfirmasi progress fisik lapangan ke Admin disertai dokumen progress (laporan progress + foto). Admin tidak boleh membuat invoice sebelum dokumen progress diterima. |
| Termin 2 dst (D&B) — Fase Konstruksi | Direktur Pelaksana mengkonfirmasi progress fisik lapangan ke Admin disertai dokumen progress. Sama seperti Build untuk termin berbasis progress konstruksi (sesuai SOP-PC-KEU-003). |
| Termin 2 (D&B) — Fase Desain Selesai | Direktur Perencana mengkonfirmasi dokumen desain final sudah diserahkan ke klien (sesuai SOP-PC-KEU-003). |
| Termin akhir (Pelunasan/BAST) | BAST sudah ditandatangani kedua pihak untuk proyek Build dan D&B — dokumen BAST wajib ada sebelum invoice pelunasan dibuat. |
4. Alur Langkah Kerja #
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Tools |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Penerimaan Trigger dari Direktur | Admin menerima konfirmasi dari Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-/D&B) bahwa milestone termin berikutnya sudah selesai. Khusus termin berbasis progress konstruksi, konfirmasi WAJIB disertai dokumen progress: laporan tertulis + foto lapangan. Admin tidak boleh melanjutkan jika dokumen progress belum diterima. | Admin | |
| 2 | Pembuatan Invoice di Sistem | Admin membuat invoice melalui sistem Papan Construction. Pastikan data benar: kode proyek Jira, nama klien, nomor termin, jumlah tagihan sesuai persentase di MoU, rekening tujuan, dan batas waktu pembayaran (3 hari kerja). Nomor invoice otomatis dari sistem. | Admin | Sistem PC |
| 3 | Review & Persetujuan Direktur | Admin mengirim draft invoice ke direktur berwenang via WhatsApp: (a) PA- → Direktur Perencana, (b) PC-/D&B → Direktur Pelaksana. Direktur memverifikasi nominal, kode proyek, data klien, dan kesesuaian termin dengan milestone. Setelah disetujui, Admin mengunduh invoice dalam format PDF. | Dir. Perencana / Dir. Pelaksana | WA + Sistem PC |
| 4 | Pengiriman Invoice ke Klien | Admin mengirimkan invoice (PDF) ke klien via WhatsApp atau email sesuai preferensi klien. Sertakan pesan pengantar: nomor invoice, nominal, nomor rekening tujuan, dan batas waktu pembayaran 3 hari kerja. Catat waktu pengiriman di catatan internal. | Admin | WA / Email |
| 5 | Pemantauan Pembayaran | Admin memantau masuknya pembayaran melalui: (1) Mengecek mutasi rekening perusahaan secara berkala, dan (2) Menerima bukti transfer dari klien via WhatsApp. Jika H+3 belum ada pembayaran, Admin mengirim follow up pertama + kirim ulang invoice. Jika H+5 masih belum bayar, Admin melaporkan ke Direktur terkait. | Admin | Rekening + WA |
| 6 | Konfirmasi Pembayaran Masuk | Setelah pembayaran dikonfirmasi masuk (mutasi rekening cocok dengan nominal invoice), Admin mengkonfirmasi ke klien via WhatsApp. Admin kemudian mengkonfirmasi ke Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-) bahwa pembayaran masuk dan pekerjaan dapat dilanjutkan. | Admin | WA + Sistem PC |
| 7 | Penerbitan Kwitansi | Admin menerbitkan kwitansi melalui sistem Papan Construction setelah pembayaran dikonfirmasi. Kwitansi dikirim ke klien via WhatsApp atau email. Kwitansi disimpan di folder Administrasi server kantor (subfolder INVOICE) sesuai SOP Penamaan Dokumen. | Admin | Sistem PC + Server kantor |
| 8 | Update Status di Jira | Admin mengupdate status termin di tiket Jira proyek: catat nomor invoice, nominal, dan tanggal pembayaran diterima. Untuk termin akhir (pelunasan/BAST), Admin mengupdate status proyek di Jira menjadi Selesai Pembayaran dan menginformasikan ke Direktur terkait. | Admin | Jira |
5. Standar Waktu #
| Kegiatan | Batas Waktu |
|---|---|
| Pembuatan invoice setelah trigger diterima | Maksimal 1 hari kerja setelah konfirmasi milestone dari Direktur terkait |
| Review Direktur terkait | Maksimal 1 hari kerja setelah draft invoice dikirim |
| Pengiriman invoice ke klien | Maksimal 1 hari kerja setelah Direktur terkait approve |
| Batas waktu pembayaran klien | 3 hari kerja setelah invoice dikirim |
| Follow up pertama jika belum bayar | H+3 setelah invoice dikirim — Admin kirim ulang invoice + pesan follow up |
| Laporan ke Direktur terkait jika belum bayar | H+5 setelah invoice dikirim — Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-/D&B) |
| Konfirmasi ke tim setelah pembayaran masuk | Maksimal 2 jam kerja setelah pembayaran dikonfirmasi |
| Penerbitan kwitansi | Maksimal 1 hari kerja setelah pembayaran dikonfirmasi masuk |
| Update Jira | Maksimal 1 jam setelah kwitansi diterbitkan |
6. Ketentuan Rekening & Pembayaran #
| Ketentuan | Detail |
|---|---|
| Rekening tujuan | Rekening resmi perusahaan Papan Construction — dicantumkan di setiap invoice |
| Metode pembayaran | Transfer bank ke rekening perusahaan — tidak ada metode lain yang diterima |
| Verifikasi nominal | Admin memastikan nominal transfer cocok dengan nominal invoice sebelum mengkonfirmasi pembayaran |
| Pembayaran tidak sesuai nominal | Jika nominal transfer berbeda dari invoice — Admin tidak mengkonfirmasi dulu, segera hubungi klien untuk klarifikasi |
| Bukti transfer dari klien | Klien diminta mengirim bukti transfer via WhatsApp setelah melakukan pembayaran sebagai langkah konfirmasi awal |
| Dokumen setelah bayar | Untuk termin yang memiliki dokumen final (desain/gambar kerja) — Admin mengirim dokumen final ke klien setelah pembayaran dikonfirmasi, sesuai SOP Termin terkait |
∴ Kondisi yang Harus Dieskalasi ke Direktur Terkait
- Termin berbasis progress (Build/D&B) diproses tanpa dokumen progress dari Direktur Pelaksana → Admin wajib menolak dan meminta dokumen progress terlebih dahulu
- Klien tidak membayar setelah H+5 dari pengiriman invoice → laporkan ke Direktur terkait (Dir. Perencana untuk PA-, Dir. Pelaksana untuk PC-/D&B) untuk diputuskan tindak lanjutnya
- Nominal transfer tidak sesuai invoice → jangan konfirmasi pembayaran, hubungi klien segera untuk klarifikasi sebelum melaporkan ke Direktur terkait
- Klien meminta invoice diubah nominalnya setelah MoU ditandatangani → eskalasi ke Direktur terkait, tidak dapat diputuskan Admin sendiri
- Klien meminta kwitansi sebelum pembayaran masuk → tolak, kwitansi hanya diterbitkan setelah pembayaran dikonfirmasi masuk ke rekening perusahaan
Indikator Keberhasilan (KPI)
- Invoice dibuat dan dikirim ke klien maksimal 2 hari kerja setelah trigger milestone diterima
- 100% invoice mendapat approval Direktur terkait sebelum dikirim ke klien
- 100% invoice termin berbasis progress (Build/D&B) disertai dokumen progress dari Direktur Pelaksana sebelum dibuat
- Follow up dilakukan tepat di H+3 untuk semua invoice yang belum dibayar
- Kwitansi diterbitkan maksimal 1 hari kerja setelah pembayaran dikonfirmasi masuk
- 0 kasus invoice dibuat tanpa dokumen progress untuk termin berbasis progress lapangan
Disusun oleh: Admin — Administrasi · Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama