Standard Operating Procedure — Divisi Perencanaan
Penyusunan Preliminary Design & Proposal
Kode Dokumen
SOP-PC-PLAN-002
SOP-PC-PLAN-002
Versi
1.0
1.0
Berlaku Sejak
2026
2026
Klasifikasi
Internal Rahasia
Internal Rahasia
Disusun oleh
Direktur Perencana
Direktur Perencana
Disahkan oleh
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
1. Tujuan #
Memastikan Preliminary Design & Proposal disusun secara konsisten menggunakan template yang sudah ditetapkan, direview oleh Direktur Perencana sebelum dipresentasikan ke klien, dan berfungsi sebagai dasar keputusan klien untuk melanjutkan ke tahap MoU.
2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Berlaku untuk | Proyek Design (PA-) dan Design & Build — tidak berlaku untuk Proyek Build saja (PC-) |
| PIC Penyusun | Arsitek (mengisi seluruh bagian template) |
| PIC Reviewer | Direktur Perencana (review keseluruhan sebelum presentasi ke klien) |
| PIC Presentasi | Arsitek + Estimator |
| Dipicu oleh | Data survei (offline atau online) sudah diterima Arsitek dari SOP-PC-PLAN-001 |
| Berakhir ketika | Klien menyetujui Preliminary Design dan Sub Task Preliminary di Jira ditandai Done |
| SOP Sebelumnya | SOP-PC-PLAN-001 — Survei Lokasi |
| SOP Lanjutan | SOP-PC-ADM-002 — Penyusunan & Penandatanganan MoU |
| SOP Referensi | SOP Penerapan Termin · SOP-PC-ADM-004 (Penamaan Dokumen) |
3. Perbedaan Preliminary Design: Design vs Design & Build #
| Proyek Design (PA-) | Proyek Design & Build (PA- + PC-) |
|---|---|
| 5 bagian standar template | 5 bagian standar template + 1 halaman tambahan |
| Harga jasa: fee desain saja | Tambahan: Estimasi Biaya Proyek (konstruksi) |
| Termin: mengacu SOP Penerapan Termin Perencanaan | Harga jasa: fee desain + estimasi biaya konstruksi |
| Kode proyek: PA- | Termin: mengacu SOP Penerapan Termin Design & Build. Kode proyek: PA- dan PC- dibuat terpisah di Jira |
4. Struktur Konten Preliminary Design #
Seluruh bagian diisi oleh Arsitek menggunakan template yang sudah tersedia. Urutan bagian tidak boleh diubah tanpa persetujuan Direktur Perencana.
| No. | Bagian | Isi yang Disiapkan | Standar Minimum | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Konsep General | Deskripsi konsep arsitektur: tema desain, pendekatan ruang, material utama, dan filosofi desain yang disesuaikan dengan kebutuhan klien dari hasil survei | Min. 1 hal. narasi + referensi visual | Semua |
| 2 | Skematik Denah & 3D | Denah skematik (zoning, sirkulasi) dan visualisasi 3D awal. Belum detail — cukup menggambarkan massa dan layout secara umum | Min. 1 denah + min. 3 view 3D | Semua |
| 3 | Referensi Eksterior & Interior | Kumpulan referensi visual yang merepresentasikan gaya dan nuansa desain yang dituju, disesuaikan hasil wawancara kebutuhan klien | Min. 5 eksterior + min. 5 interior | Semua |
| 4 | Timeline Schedule | Jadwal rencana pengerjaan dari tahap konsep hingga serah terima gambar kerja, dalam format Gantt chart atau tabel milestone | Semua tahap tercakup dengan durasi | Semua |
| 5 | Penawaran, Services & Harga Jasa | Rincian lingkup layanan, nilai fee desain, dan sistem termin pembayaran. Untuk termin → mengacu pada SOP Penerapan Termin | Harga dalam Rupiah, lingkup spesifik | Semua |
| 6 | Estimasi Biaya Proyek | Estimasi biaya konstruksi berdasarkan data survei dan skematik desain awal. Disusun oleh Estimator dan dimasukkan Arsitek ke template | Rincian per item pekerjaan utama | Design & Build saja |
5. Alur Langkah Kerja #
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Output | Tools |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Penerimaan & Verifikasi Data Survei | Arsitek memastikan seluruh data survei sudah tersimpan di server kantor sesuai SOP-PC-PLAN-001. Jika ada data kurang, Arsitek meminta Admin follow up ke klien sebelum mulai pengerjaan. | Arsitek / Estimator | Data survei lengkap & siap digunakan | Server kantor |
| 2 | Pembukaan Template Preliminary Design | Arsitek mengambil template dari lokasi yang ditetapkan di SOP-PC-ADM-004. Duplikasi file — jangan mengedit file master. Beri nama file sesuai ketentuan SOP Penamaan Dokumen. | Arsitek | File Preliminary Design baru di folder proyek | Server kantor |
| 3 | Penyusunan Konten (Bagian 1–5) | Arsitek mengisi 5 bagian template secara berurutan. Untuk bagian harga dan termin → mengacu SOP Penerapan Termin. Semua bagian harus memenuhi standar minimum di bagian 4. Deadline: maksimal 5 hari kerja setelah data survei lengkap. | Arsitek | Draft Preliminary bagian 1–5 terisi | Template + Server kantor |
| 4 | Penyusunan Estimasi Biaya (Design & Build) | Khusus Design & Build: Estimator menyusun estimasi biaya konstruksi berdasarkan data survei dan skematik awal, lalu menyerahkan ke Arsitek untuk dimasukkan ke halaman tambahan template. Dilakukan bersamaan atau segera setelah langkah 3 selesai. | Estimator + Arsitek | Halaman estimasi biaya terisi | Template + Server kantor |
| 5 | Review Internal oleh Direktur Perencana | Arsitek mengirim draft ke Direktur Perencana via WhatsApp beserta kode proyek Jira dan nama klien. Direktur mereview: konsep, kesesuaian kebutuhan klien, kelengkapan referensi, kewajaran timeline, kebenaran harga dan termin. Feedback diberikan maksimal 2 hari kerja. | Dir. Perencana | Feedback review dari Dir. Perencana | |
| 6 | Revisi & Persetujuan Internal | Arsitek merevisi berdasarkan feedback. Simpan file dengan versi baru sesuai SOP Penamaan Dokumen. Direktur Perencana memberikan persetujuan final. Jika tidak ada revisi, langsung lanjut ke penjadwalan presentasi. | Arsitek | Preliminary Design final disetujui | Server kantor |
| 7 | Penjadwalan Presentasi ke Klien | Admin menghubungi klien untuk menjadwalkan presentasi — tatap muka atau Zoom/Meet untuk klien luar kota. Admin memastikan Arsitek dan Estimator tersedia. Jadwal dicatat di Sub Task Preliminary pada tiket Jira proyek. | Admin | Jadwal presentasi terkonfirmasi di Jira | WA + Jira |
| 8 | Pelaksanaan Presentasi ke Klien | Arsitek dan Estimator mempresentasikan Preliminary Design kepada klien secara berurutan. File PDF dikirimkan ke klien saat atau setelah presentasi. Admin menyiapkan form MoM sebelum presentasi dimulai. | Arsitek + Estimator | Presentasi selesai + PDF terkirim ke klien | File presentasi + WA |
| 9 | Pencatatan Respons Klien (MoM) | Arsitek atau Estimator mengisi form MoM, mencatat semua poin diskusi dan keputusan klien: (a) Setuju → lanjut ke SOP-PC-ADM-002, (b) Revisi → catat poin di MoM dan kembali ke langkah 3, (c) Menolak → catat alasan dan laporkan ke Direktur Perencana. | Arsitek + Estimator | MoM terisi + tersimpan di folder proyek | Form MoM + Server kantor |
| 10 | Update Status Jira | Setelah Preliminary disetujui klien, Arsitek menandai Sub Task Preliminary di Jira menjadi Done. Jika ada revisi, status tetap In Progress. Status Done menjadi syarat untuk melanjutkan ke SOP-PC-ADM-002. | Arsitek | Sub Task Preliminary di Jira: Done | Jira |
6. Standar Waktu Pengerjaan #
| Kegiatan | Batas Waktu |
|---|---|
| Penyusunan Preliminary Design (bagian 1–5) | Maksimal 5 hari kerja setelah data survei lengkap diterima Arsitek |
| Estimasi biaya proyek (Design & Build) | Bersamaan dengan langkah 3 — diselesaikan dalam periode yang sama |
| Review Direktur Perencana | Maksimal 2 hari kerja setelah draft diterima |
| Revisi setelah review internal | Maksimal 2 hari kerja setelah feedback diterima |
| Penjadwalan presentasi ke klien | Maksimal 1 hari kerja setelah Preliminary disetujui Dir. Perencana |
| Pengiriman PDF ke klien | Saat atau maksimal 1 hari kerja setelah presentasi selesai |
| Pengisian MoM setelah presentasi | Diselesaikan pada hari yang sama setelah presentasi |
| Update status Jira ke Done | Maksimal 1 jam setelah klien menyatakan setuju |
∴ Kondisi yang Harus Dieskalasi ke Direktur Perencana / Direktur Utama
- Harga jasa yang akan dicantumkan di luar rentang standar → konsultasikan ke Direktur Perencana sebelum dimasukkan ke dokumen
- Deadline penyusunan tidak dapat dipenuhi → informasikan ke Direktur Perencana minimal 2 hari sebelum deadline
- Klien menolak Preliminary Design → laporkan ke Direktur Perencana sebelum mengambil langkah apapun
- Klien meminta revisi Preliminary lebih dari 2 kali → konsultasikan ke Direktur Perencana apakah revisi tambahan dikenakan biaya
- MoM tidak dapat diselesaikan hari yang sama → selesaikan maksimal 1 hari kerja setelah presentasi dan informasikan ke Direktur Perencana
Indikator Keberhasilan (KPI)
- Preliminary Design selesai maksimal 5 hari kerja setelah data survei lengkap diterima
- Seluruh bagian template terisi lengkap dan memenuhi standar minimum sebelum direview
- Tidak ada Preliminary Design yang dipresentasikan ke klien tanpa persetujuan Direktur Perencana
- MoM terisi dan tersimpan di folder proyek pada hari yang sama setelah presentasi
- Sub Task Preliminary di Jira ditandai Done dalam 1 jam setelah persetujuan klien
- Tingkat konversi Preliminary → MoU: target > 60% dari proyek yang dipresentasikan
Disusun oleh: Direktur Perencana · Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama