Standard Operating Procedure — Pelaksanaan
BAST & Serah Terima Fisik
Kode Dokumen
SOP-PC-PELAKS-004
SOP-PC-PELAKS-004
Versi
1.0
1.0
Berlaku Sejak
2026
2026
Klasifikasi
Internal Terbatas
Internal Terbatas
Disusun oleh
Direktur Utama
Direktur Utama
Disahkan oleh
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
1. Tujuan #
Memastikan proses serah terima fisik proyek Build dan Design & Build berjalan secara terstruktur — mulai dari inspeksi QC internal, pemeriksaan bersama klien, penandatanganan BAST, penyerahan kelengkapan serah terima, hingga penerbitan invoice termin akhir dan aktivasi masa garansi. SOP ini menjamin setiap proyek diserahterimakan secara profesional dan terdokumentasi dengan baik.
2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Berlaku untuk | Semua proyek Build (PC-) dan Design & Build yang telah memasuki fase penyelesaian konstruksi |
| Tidak berlaku untuk | Proyek Design (PA-) — serah terima dokumen diatur dalam SOP-PC-PLAN-007 |
| Pihak internal | Tim QC · Direktur Pelaksana · Pelaksana Lapangan · Admin |
| Pihak eksternal | Klien atau perwakilan klien yang berwenang menandatangani BAST |
| Dokumen utama | Berita Acara Serah Terima (BAST) — template di server kantor |
| Kelengkapan serah terima | Kartu garansi · Flyer review Google · Flyer general cleaning gratis · Merchandise chemical pembersih |
| Sistem digunakan | Sistem PC (team.papanconstruction.com) · WhatsApp · Server kantor |
3. Alur Umum Proses BAST #
Inspeksi QC Internal → Notifikasi Klien → Pemeriksaan Bersama → Penandatanganan BAST → Penyerahan Kelengkapan → Invoice Termin Akhir → Aktivasi Garansi
4. Tahap 1 — Inspeksi QC Internal #
Inspeksi QC internal wajib dilakukan SEBELUM klien dihubungi untuk jadwal serah terima. Tim QC melakukan pemeriksaan menyeluruh dan mengkomunikasikan temuan ke Pelaksana Lapangan via WhatsApp.
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Output | Tools |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Permintaan Inspeksi QC | Pelaksana Lapangan menginformasikan ke Direktur Pelaksana bahwa pekerjaan telah mencapai progress 100%. Direktur Pelaksana menugaskan Tim QC untuk melakukan inspeksi akhir dan menentukan jadwal inspeksi. | Pelaksana → Dir. Pelaksana | Jadwal inspeksi QC | |
| 2 | Pelaksanaan Inspeksi QC | Tim QC melakukan pemeriksaan menyeluruh: kerapian finishing, kesesuaian dengan gambar kerja, fungsi instalasi (MEP jika ada), dan kebersihan lokasi. Semua temuan dikomunikasikan ke Pelaksana Lapangan via WhatsApp disertai foto dokumentasi. | Tim QC | Daftar temuan QC | WA + Kamera |
| 3 | Perbaikan Temuan QC | Pelaksana Lapangan menindaklanjuti seluruh temuan QC. Setelah perbaikan selesai, Pelaksana Lapangan menginformasikan ke Tim QC untuk verifikasi ulang. Proses ini berulang hingga Tim QC menyatakan semua item telah memenuhi standar. | Pelaksana Lapangan | Konfirmasi QC clear | |
| 4 | Persetujuan QC Clear | Tim QC mengirim konfirmasi ke Direktur Pelaksana via WhatsApp bahwa seluruh item telah memenuhi standar dan proyek siap untuk serah terima ke klien. | Tim QC → Dir. Pelaksana | Status QC clear |
5. Tahap 2 — Persiapan Serah Terima #
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Output | Tools |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Penjadwalan dengan Klien | Direktur Pelaksana menghubungi klien untuk menjadwalkan pemeriksaan bersama dan serah terima fisik. Jadwal disepakati minimal H-2 sebelum pelaksanaan agar klien dapat mempersiapkan diri. | Dir. Pelaksana | Jadwal disepakati | |
| 2 | Persiapan Dokumen BAST | Admin menyiapkan dokumen BAST menggunakan template dari server kantor, diisi lengkap: nama proyek, kode Jira, tanggal, deskripsi pekerjaan, dan nilai kontrak. Dokumen dikirim ke Direktur Pelaksana untuk direview sebelum hari H. | Admin → Dir. Pelaksana | Draft BAST siap | Server Kantor |
| 3 | Persiapan Kelengkapan | Admin menyiapkan seluruh kelengkapan yang akan diserahkan ke klien: kartu garansi (diisi nama proyek & tanggal), flyer review Google, flyer general cleaning gratis, dan merchandise chemical pembersih. Semua dikemas rapi sebelum hari H. | Admin | Kelengkapan siap | Server Kantor |
6. Tahap 3 — Pemeriksaan Bersama Klien & Penandatanganan BAST #
BAST ditandatangani pada hari pemeriksaan bersama, terlepas dari ada atau tidaknya temuan. Jika ada temuan, status pembayaran termin akhir dihold hingga perbaikan selesai — bukan BAST-nya yang ditunda.
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Output | Tools |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Pemeriksaan Bersama | Direktur Pelaksana dan Pelaksana Lapangan mendampingi klien melakukan pemeriksaan menyeluruh di lokasi proyek. Klien diberi kesempatan memeriksa setiap area dan mengajukan pertanyaan atau catatan. | Dir. Pelaksana + Pelaksana | Hasil pemeriksaan | — |
| 2 | Pencatatan Temuan Klien | Jika klien menemukan item yang perlu diperbaiki, Direktur Pelaksana mencatat seluruh temuan via WhatsApp (foto + deskripsi). Temuan ini menjadi dasar kondisi pembayaran yang akan dicantumkan dalam BAST. | Dir. Pelaksana | Daftar temuan klien | |
| 3 | Penandatanganan BAST | BAST ditandatangani oleh Direktur Pelaksana (mewakili Papan Construction) dan klien. Tidak ada temuan → BAST bersih, pembayaran termin akhir dapat diproses segera. Ada temuan → BAST tetap ditandatangani dengan catatan bahwa pembayaran dihold hingga perbaikan selesai dan diverifikasi. | Dir. Pelaksana + Klien | BAST TTD kedua pihak | Template Server |
| 4 | Penyerahan Kelengkapan | Setelah BAST ditandatangani, Admin atau Pelaksana Lapangan menyerahkan: kartu garansi, flyer review Google, flyer general cleaning gratis, dan merchandise chemical pembersih. Direktur Pelaksana menjelaskan ketentuan garansi 1 tahun. | Dir. Pelaksana + Admin | Kelengkapan diserahkan | — |
7. Ketentuan Kondisi Temuan & Status Pembayaran #
| Kondisi | Tindakan | PIC |
|---|---|---|
| Tidak ada temuan | BAST bersih ditandatangani. Admin langsung menerbitkan invoice termin akhir setelah BAST diterima. Pembayaran dapat diproses klien segera. | Admin |
| Ada temuan — perbaikan ringan | BAST ditandatangani dengan catatan temuan. Pelaksana Lapangan menyelesaikan perbaikan. Setelah selesai, Direktur Pelaksana verifikasi dan konfirmasi ke Admin via WhatsApp. Admin menerbitkan invoice termin akhir setelah konfirmasi perbaikan selesai. | Dir. Pelaksana → Admin |
| Ada temuan — perbaikan signifikan | BAST ditandatangani dengan catatan temuan lengkap. Direktur Utama dilibatkan untuk menentukan timeline perbaikan. Verifikasi dilakukan Tim QC sebelum Admin menerbitkan invoice termin akhir. | Dir. Utama + Dir. Pelaksana → Admin |
8. Tahap 4 — Penerbitan Invoice Termin Akhir & Aktivasi Garansi #
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Output | Tools |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Penerbitan Invoice Termin Akhir | Admin menerbitkan invoice termin akhir melalui sistem PC setelah menerima konfirmasi dari Direktur Pelaksana bahwa: (a) BAST telah ditandatangani, dan (b) seluruh temuan — jika ada — telah selesai diperbaiki dan diverifikasi. Invoice dikirim ke klien via WA atau email. Mekanisme mengacu pada SOP-PC-KEU-004. | Admin | Invoice terkirim | Sistem PC |
| 2 | Konfirmasi Pembayaran | Admin memantau pembayaran termin akhir. Setelah transfer diterima dan dikonfirmasi, Admin menginformasikan ke Direktur Pelaksana dan Direktur Utama, serta menerbitkan kwitansi pembayaran untuk klien. | Admin | Kwitansi diterbitkan | Sistem PC + WA |
| 3 | Aktivasi Masa Garansi | Masa garansi 1 tahun resmi berlaku sejak pembayaran termin akhir diterima dan dikonfirmasi. Admin mencatat tanggal aktivasi garansi di sistem PC. Direktur Pelaksana menginformasikan tanggal mulai dan berakhirnya garansi ke klien via WhatsApp. | Admin + Dir. Pelaksana | Garansi aktif tercatat | Sistem PC + WA |
| 4 | Penutupan Proyek di Jira | Direktur Pelaksana mengubah status tiket Jira menjadi Done setelah pembayaran termin akhir dikonfirmasi dan garansi diaktivasi. Admin mengarsipkan seluruh dokumen proyek (BAST, foto dokumentasi akhir, bukti pembayaran) di folder proyek di server kantor. | Dir. Pelaksana + Admin | Proyek closed di Jira | Jira + Server Kantor |
9. Checklist Kelengkapan Serah Terima #
Checklist ini wajib diverifikasi Admin sebelum hari serah terima. Seluruh item harus siap sebelum Direktur Pelaksana berangkat ke lokasi.
| No. | Item | Keterangan | Disiapkan oleh |
|---|---|---|---|
| 1 | Berita Acara Serah Terima (BAST) | Diisi lengkap, sudah direview Direktur Pelaksana, dicetak 2 rangkap | Admin |
| 2 | Kartu Garansi | Diisi nama proyek dan tanggal serah terima, dicetak / disiapkan | Admin |
| 3 | Flyer Review Google | Berisi QR code / link Google Maps Papan Construction untuk review klien | Admin / Content Creator |
| 4 | Flyer General Cleaning Gratis | Informasi benefit general cleaning yang menjadi hak klien pasca serah terima | Admin / Content Creator |
| 5 | Merchandise Chemical Pembersih | Dikemas rapi, siap diserahkan ke klien | Admin |
10. Standar Waktu #
| Kegiatan | Ketentuan |
|---|---|
| Jadwal serah terima ke klien | Disepakati minimal H-2 setelah QC internal clear |
| Persiapan dokumen BAST | Selesai maksimal H-1 sebelum hari serah terima |
| Follow up invoice termin akhir | H+3 jika belum ada pembayaran → Admin follow up · H+5 → Admin lapor ke Direktur Pelaksana |
| Penutupan proyek di Jira | Maksimal 3 hari kerja setelah pembayaran termin akhir dikonfirmasi |
| Masa garansi | 1 tahun sejak tanggal pembayaran termin akhir diterima — ketentuan detail tercantum di kartu garansi |
11. Referensi SOP Terkait #
- SOP-PC-KEU-002 — Skema Termin Build — dasar penentuan nilai dan kondisi termin akhir
- SOP-PC-KEU-003 — Skema Termin Design & Build — termin akhir untuk proyek D&B
- SOP-PC-KEU-004 — Penerbitan Invoice & Konfirmasi Pembayaran — mekanisme invoice termin akhir
- SOP-PC-PELAKS-002 — Update Laporan Progress Harian — berlaku hingga progress 100% dan QC clear
- SOP-PC-PELAKS-001 — Pekerjaan Tambah Kurang (PTK) — jika temuan QC atau klien memerlukan PTK
∴ Kondisi yang Wajib Dieskalasi ke Direktur Utama
- Temuan klien saat pemeriksaan bersama bersifat signifikan atau berpotensi menimbulkan sengketa → Direktur Utama wajib dilibatkan sebelum keputusan diambil
- Klien menolak menandatangani BAST tanpa alasan yang jelas → Direktur Utama yang menangani negosiasi
- Klien tidak melakukan pembayaran termin akhir lebih dari H+7 setelah invoice diterbitkan
- Klaim garansi yang diajukan klien berpotensi besar atau di luar cakupan kartu garansi → Direktur Utama menentukan tindakan
- Tim QC menemukan ketidaksesuaian yang berasal dari material atau pekerjaan subkontraktor
Indikator Keberhasilan (KPI)
- 100% proyek Build/D&B melewati inspeksi QC internal sebelum jadwal serah terima dihubungi ke klien
- 100% BAST ditandatangani pada hari pemeriksaan bersama klien
- 100% kelengkapan serah terima (kartu garansi, flyer, merchandise) diserahkan pada hari yang sama
- Pembayaran termin akhir diterima maksimal H+7 setelah invoice diterbitkan — target 90% terpenuhi per proyek
- Tanggal aktivasi garansi tercatat di sistem PC dalam 3 hari kerja setelah pembayaran dikonfirmasi
- 0 proyek yang ditutup di Jira sebelum pembayaran termin akhir dikonfirmasi
Disusun oleh: Direktur Utama · Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama