Absensi & Kehadiran Tim Pelaksana

1. Tujuan #

Memastikan seluruh anggota Tim Pelaksana Papan Construction menjalankan kewajiban kehadiran secara disiplin, mencatat absensi melalui aplikasi GajiHub, dan memahami konsekuensi atas keterlambatan, ketidakhadiran tanpa izin, serta pelanggaran berulang. SOP ini menjadi dasar penilaian KPI kehadiran yang tercatat di sistem.

---

2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #

Keterangan	Detail
Berlaku untuk	Seluruh anggota Tim Pelaksana: Direktur Pelaksana, Pelaksana Lapangan, dan posisi lainnya (QC, HSE/K3, Logistik)
Tidak berlaku untuk	Tim Perencana — diatur dalam SOP-PC-SDM-001 — dan pekerja harian lepas
Platform absensi	Aplikasi GajiHub (di HP masing-masing anggota tim)
Mekanisme verifikasi	GPS lokasi kantor atau lokasi proyek yang ditetapkan + foto selfie saat absensi masuk dan pulang
PIC Pemantauan	Admin (cek laporan GajiHub)  ·  Direktur Pelaksana (approval izin)
Hari kerja	Senin – Kamis & Sabtu – Minggu  (libur: Jumat)
Jam kerja	08.00 – 16.00 WITA  ·  Istirahat 12.00 – 13.00 WITA (tidak dihitung)
Total jam efektif	7 jam/hari  ·  42 jam/minggu (6 hari kerja)

---

3. Alur Absensi Harian #

No.	Kegiatan	Uraian	PIC	Output	Tools
1	Absensi Masuk	Paling lambat 08.00 WITA. Sistem memverifikasi GPS dan meminta foto selfie. Absensi setelah 08.00 dicatat sebagai terlambat.	Anggota Tim	Tercatat	GajiHub
2	Absensi Pulang	Setelah 16.00 WITA. Pulang sebelum 16.00 tanpa izin dihitung pulang cepat. Meninggalkan lokasi untuk keperluan lapangan wajib diinformasikan ke Direktur Pelaksana via WA.	Anggota Tim	Tercatat	GajiHub + WA
3	Pemantauan Harian	Admin memantau dashboard GajiHub. Anggota tim belum absen pukul 08.15 tanpa keterangan dihubungi via WA. Anomali dilaporkan ke Direktur Pelaksana.	Admin	Laporan anomali	GajiHub + WA
4	Rekap Bulanan	Admin mengunduh rekap kehadiran bulanan dari GajiHub tanggal 1 setiap bulan. Rekap mencakup: hadir, terlambat, izin, sakit, mangkir. Menjadi input KPI dan perhitungan gaji.	Admin	Rekap tersimpan	GajiHub

---

4. Prosedur Pengajuan Izin & Sakit #

Seluruh izin dan sakit WAJIB diajukan melalui GajiHub. Pemberitahuan via WhatsApp saja tidak cukup — harus disertai pengajuan resmi di GajiHub agar tercatat di sistem.

No.	Kegiatan	Uraian	PIC	Tools
1	Izin Direncanakan	Ajukan di GajiHub paling lambat H-1 pada jam kerja (08.00–16.00). Memberi waktu Admin dan Direktur Pelaksana menyesuaikan penugasan lapangan.	Anggota Tim → Admin → Dir. Pelaksana	GajiHub
2	Sakit Mendadak	(a) Informasikan ke Direktur Pelaksana via WA sebelum 08.00, dan (b) Ajukan izin sakit di GajiHub hari yang sama atau hari berikutnya. Sakit >2 hari wajib sertakan surat keterangan dokter.	Anggota Tim → Dir. Pelaksana → Admin	GajiHub + WA
3	Persetujuan Izin	Admin memverifikasi dan meneruskan ke Direktur Pelaksana. Izin disetujui tidak mempengaruhi sanksi namun tetap masuk rekap bulanan.	Admin + Dir. Pelaksana	GajiHub

---

5. Prosedur Lembur #

Ketentuan	Detail
Definisi	Pekerjaan di luar jam kerja normal atas permintaan Direktur Pelaksana atau Direktur Utama — bukan inisiatif anggota tim sendiri
Pencatatan	Absensi lembur di GajiHub dengan keterangan ‘Lembur’
Kompensasi	Mengacu pada ketentuan yang ditetapkan Direktur Utama — diatur terpisah dari SOP ini
Batas waktu	Maksimal 3 jam per hari kecuali ada persetujuan khusus Direktur Utama

---

6. Ketentuan Keterlambatan & Ganti Waktu #

Setiap keterlambatan wajib diganti di luar jam kerja pada hari yang sama atau maksimal dalam minggu yang sama. Berlaku merata tanpa toleransi.

Ketentuan	Detail
Definisi terlambat	Absensi masuk di GajiHub tercatat setelah pukul 08.00 WITA
Cara ganti waktu	Ajukan lembur pengganti di GajiHub dengan keterangan ‘Ganti Keterlambatan [tanggal]’
Batas akumulasi	Jika akumulasi jam yang BELUM diganti melebihi 3 jam dalam satu bulan → pemotongan gaji proporsional
Perhitungan potongan	Potongan = (Total jam tidak terganti ÷ 7 jam) × Gaji harian
Contoh	Terlambat 30+45=75 mnt, akumulasi bulan ini 135 mnt → total 210 mnt (3,5 jam) → melebihi batas → pemotongan dilakukan

---

7. Ketentuan Mangkir #

Mangkir = tidak hadir tanpa pengajuan izin resmi di GajiHub. Berbeda dengan sakit mendadak yang diinformasikan sebelum 08.00.

No.	Jenis	Frekuensi	Sanksi	Keterangan
1	Mangkir	Pertama kali	Ganti waktu 1 hari penuh (7 jam) + Peringatan lisan Direktur Pelaksana	Dicatat Admin di GajiHub. Diselesaikan minggu yang sama.
2	Mangkir Berulang	Ke-2 dalam 3 bulan	Ganti waktu + SP1 Tertulis + Potongan 1 hari gaji	SP1 disimpan di GajiHub dan arsip Admin
3	Mangkir Berulang	Ke-3 dalam 3 bulan	Ganti waktu + SP2 Tertulis + Potongan 2 hari gaji	SP2 disertai peringatan potensi SP3 ke PHK
4	Mangkir Berulang	Ke-4 atau lebih	SP3 Tertulis + Potongan 3 hari gaji + Evaluasi kelanjutan kerja	Dasar pertimbangan PHK sesuai UU Ketenagakerjaan

Perhitungan ‘berulang’ dihitung dalam rolling 3 bulan terakhir. Jika tidak ada mangkir dalam 3 bulan, hitungan direset. Semua SP dicatat Admin dan ditandatangani anggota tim serta Direktur Utama.

---

8. Rekap & Pelaporan Bulanan #

Ketentuan	Detail
Frekuensi	Bulanan — tanggal 1 setiap bulan untuk bulan sebelumnya
Isi rekap	Total hadir, terlambat (jam akumulasi), izin, sakit, mangkir, ganti waktu yang sudah/belum diselesaikan
Distribusi	Admin → Direktur Pelaksana → Direktur Utama (review dan persetujuan pemotongan jika ada)
Deadline	Maksimal tanggal 3 setiap bulan agar dapat diproses sebelum penggajian
Kaitan gaji	Data kehadiran menjadi input penggajian bulan berjalan di GajiHub
SOP Terkait	SOP-PC-SDM-001  ·  SOP-PC-PELAKS-002

---

---

Disusun oleh: Direktur Utama  ·  Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama