View Categories

Penerbitan Invoice & Konfirmasi Pembayaran

5 min read

Standard Operating Procedure — Keuangan

Penerbitan Invoice & Konfirmasi Pembayaran

Kode Dokumen
SOP-PC-KEU-004
Versi
1.0
Berlaku Sejak
2026
Klasifikasi
Internal Rahasia
Disusun oleh
Admin
Disahkan oleh
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama

1. Tujuan #

Memastikan setiap invoice yang diterbitkan Papan Construction kepada klien dibuat secara akurat melalui sistem, mendapat persetujuan Direktur terkait sebelum dikirim, dan pembayaran yang masuk dikonfirmasi serta dikomunikasikan ke tim yang tepat agar pekerjaan dapat dilanjutkan. Persetujuan invoice diberikan oleh Direktur Perencana untuk proyek PA- dan Direktur Pelaksana untuk proyek PC-/D&B.

SOP ini membahas PROSEDUR PENERBITAN INVOICE dan KONFIRMASI PEMBAYARAN. Skema termin (kapan invoice ditagihkan dan berapa persentasenya) diatur terpisah di KEU-001, KEU-002, dan KEU-003 sesuai jenis proyek.

2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #

Keterangan Detail
Berlaku untuk Semua invoice yang diterbitkan Papan Construction kepada klien — PA- dan PC- semua jenis proyek
PIC Pembuat Invoice Admin — membuat invoice melalui sistem Papan Construction
PIC Persetujuan Invoice Direktur Perencana — untuk proyek Perencanaan (PA-)  ·  Direktur Pelaksana — untuk proyek Build dan Design & Build (PC-)
PIC Pemantauan Pembayaran Admin — memantau mutasi rekening dan menerima bukti transfer dari klien
PIC Konfirmasi Lanjut Pekerjaan Admin — mengkonfirmasi ke Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-) setelah pembayaran masuk
Platform invoice Sistem Papan Construction — nomor invoice otomatis dari sistem
Kwitansi Diterbitkan Admin setelah pembayaran dikonfirmasi masuk — dokumen terpisah dari invoice
SOP Referensi SOP-PC-KEU-001  · 
SOP-PC-KEU-002  · 
SOP-PC-KEU-003  · 
SOP-PC-ADM-002

3. Trigger Pembuatan Invoice per Jenis Termin #

Invoice dibuat setelah milestone yang ditetapkan di SOP Termin selesai — tanpa menunggu klien meminta. Direktur Perencana atau Direktur Pelaksana yang mengkonfirmasi milestone selesai ke Admin sebagai trigger pembuatan invoice.

Termin Trigger Pembuatan Invoice
Termin 1 (DP) MoU sudah ditandatangani kedua pihak. Admin membuat invoice DP setelah menerima salinan MoU yang sudah TTD.
Termin 2 dst (Perencanaan) Direktur Perencana mengkonfirmasi milestone desain selesai ke Admin via WhatsApp (sesuai SOP-PC-KEU-001)
Termin 2 dst (Build) Direktur Pelaksana mengkonfirmasi progress fisik lapangan ke Admin disertai dokumen progress (laporan progress + foto). Admin tidak boleh membuat invoice sebelum dokumen progress diterima.
Termin 2 dst (D&B) — Fase Konstruksi Direktur Pelaksana mengkonfirmasi progress fisik lapangan ke Admin disertai dokumen progress. Sama seperti Build untuk termin berbasis progress konstruksi (sesuai SOP-PC-KEU-003).
Termin 2 (D&B) — Fase Desain Selesai Direktur Perencana mengkonfirmasi dokumen desain final sudah diserahkan ke klien (sesuai SOP-PC-KEU-003).
Termin akhir (Pelunasan/BAST) BAST sudah ditandatangani kedua pihak untuk proyek Build dan D&B — dokumen BAST wajib ada sebelum invoice pelunasan dibuat.

4. Alur Langkah Kerja #

No. Kegiatan Uraian PIC Tools
1 Penerimaan Trigger dari Direktur Admin menerima konfirmasi dari Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-/D&B) bahwa milestone termin berikutnya sudah selesai. Khusus termin berbasis progress konstruksi, konfirmasi WAJIB disertai dokumen progress: laporan tertulis + foto lapangan. Admin tidak boleh melanjutkan jika dokumen progress belum diterima. Admin WhatsApp
2 Pembuatan Invoice di Sistem Admin membuat invoice melalui sistem Papan Construction. Pastikan data benar: kode proyek Jira, nama klien, nomor termin, jumlah tagihan sesuai persentase di MoU, rekening tujuan, dan batas waktu pembayaran (3 hari kerja). Nomor invoice otomatis dari sistem. Admin Sistem PC
3 Review & Persetujuan Direktur Admin mengirim draft invoice ke direktur berwenang via WhatsApp: (a) PA- → Direktur Perencana, (b) PC-/D&B → Direktur Pelaksana. Direktur memverifikasi nominal, kode proyek, data klien, dan kesesuaian termin dengan milestone. Setelah disetujui, Admin mengunduh invoice dalam format PDF. Dir. Perencana / Dir. Pelaksana WA + Sistem PC
4 Pengiriman Invoice ke Klien Admin mengirimkan invoice (PDF) ke klien via WhatsApp atau email sesuai preferensi klien. Sertakan pesan pengantar: nomor invoice, nominal, nomor rekening tujuan, dan batas waktu pembayaran 3 hari kerja. Catat waktu pengiriman di catatan internal. Admin WA / Email
5 Pemantauan Pembayaran Admin memantau masuknya pembayaran melalui: (1) Mengecek mutasi rekening perusahaan secara berkala, dan (2) Menerima bukti transfer dari klien via WhatsApp. Jika H+3 belum ada pembayaran, Admin mengirim follow up pertama + kirim ulang invoice. Jika H+5 masih belum bayar, Admin melaporkan ke Direktur terkait. Admin Rekening + WA
6 Konfirmasi Pembayaran Masuk Setelah pembayaran dikonfirmasi masuk (mutasi rekening cocok dengan nominal invoice), Admin mengkonfirmasi ke klien via WhatsApp. Admin kemudian mengkonfirmasi ke Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-) bahwa pembayaran masuk dan pekerjaan dapat dilanjutkan. Admin WA + Sistem PC
7 Penerbitan Kwitansi Admin menerbitkan kwitansi melalui sistem Papan Construction setelah pembayaran dikonfirmasi. Kwitansi dikirim ke klien via WhatsApp atau email. Kwitansi disimpan di folder Administrasi server kantor (subfolder INVOICE) sesuai SOP Penamaan Dokumen. Admin Sistem PC + Server kantor
8 Update Status di Jira Admin mengupdate status termin di tiket Jira proyek: catat nomor invoice, nominal, dan tanggal pembayaran diterima. Untuk termin akhir (pelunasan/BAST), Admin mengupdate status proyek di Jira menjadi Selesai Pembayaran dan menginformasikan ke Direktur terkait. Admin Jira

5. Standar Waktu #

Kegiatan Batas Waktu
Pembuatan invoice setelah trigger diterima Maksimal 1 hari kerja setelah konfirmasi milestone dari Direktur terkait
Review Direktur terkait Maksimal 1 hari kerja setelah draft invoice dikirim
Pengiriman invoice ke klien Maksimal 1 hari kerja setelah Direktur terkait approve
Batas waktu pembayaran klien 3 hari kerja setelah invoice dikirim
Follow up pertama jika belum bayar H+3 setelah invoice dikirim — Admin kirim ulang invoice + pesan follow up
Laporan ke Direktur terkait jika belum bayar H+5 setelah invoice dikirim — Direktur Perencana (PA-) atau Direktur Pelaksana (PC-/D&B)
Konfirmasi ke tim setelah pembayaran masuk Maksimal 2 jam kerja setelah pembayaran dikonfirmasi
Penerbitan kwitansi Maksimal 1 hari kerja setelah pembayaran dikonfirmasi masuk
Update Jira Maksimal 1 jam setelah kwitansi diterbitkan

6. Ketentuan Rekening & Pembayaran #

Ketentuan Detail
Rekening tujuan Rekening resmi perusahaan Papan Construction — dicantumkan di setiap invoice
Metode pembayaran Transfer bank ke rekening perusahaan — tidak ada metode lain yang diterima
Verifikasi nominal Admin memastikan nominal transfer cocok dengan nominal invoice sebelum mengkonfirmasi pembayaran
Pembayaran tidak sesuai nominal Jika nominal transfer berbeda dari invoice — Admin tidak mengkonfirmasi dulu, segera hubungi klien untuk klarifikasi
Bukti transfer dari klien Klien diminta mengirim bukti transfer via WhatsApp setelah melakukan pembayaran sebagai langkah konfirmasi awal
Dokumen setelah bayar Untuk termin yang memiliki dokumen final (desain/gambar kerja) — Admin mengirim dokumen final ke klien setelah pembayaran dikonfirmasi, sesuai SOP Termin terkait

∴ Kondisi yang Harus Dieskalasi ke Direktur Terkait

  • Termin berbasis progress (Build/D&B) diproses tanpa dokumen progress dari Direktur Pelaksana → Admin wajib menolak dan meminta dokumen progress terlebih dahulu
  • Klien tidak membayar setelah H+5 dari pengiriman invoice → laporkan ke Direktur terkait (Dir. Perencana untuk PA-, Dir. Pelaksana untuk PC-/D&B) untuk diputuskan tindak lanjutnya
  • Nominal transfer tidak sesuai invoice → jangan konfirmasi pembayaran, hubungi klien segera untuk klarifikasi sebelum melaporkan ke Direktur terkait
  • Klien meminta invoice diubah nominalnya setelah MoU ditandatangani → eskalasi ke Direktur terkait, tidak dapat diputuskan Admin sendiri
  • Klien meminta kwitansi sebelum pembayaran masuk → tolak, kwitansi hanya diterbitkan setelah pembayaran dikonfirmasi masuk ke rekening perusahaan

Indikator Keberhasilan (KPI)

  • Invoice dibuat dan dikirim ke klien maksimal 2 hari kerja setelah trigger milestone diterima
  • 100% invoice mendapat approval Direktur terkait sebelum dikirim ke klien
  • 100% invoice termin berbasis progress (Build/D&B) disertai dokumen progress dari Direktur Pelaksana sebelum dibuat
  • Follow up dilakukan tepat di H+3 untuk semua invoice yang belum dibayar
  • Kwitansi diterbitkan maksimal 1 hari kerja setelah pembayaran dikonfirmasi masuk
  • 0 kasus invoice dibuat tanpa dokumen progress untuk termin berbasis progress lapangan

Disusun oleh: Admin — Administrasi  ·  Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama

Updated on 31 Mei 2026