Penerimaan & Pencatatan Inquiry

1. Tujuan #

Memastikan setiap inquiry dari calon klien — baik untuk Proyek Perencanaan (PA-) maupun Proyek Pembangunan (PC-) — diterima, diidentifikasi jenis proyeknya, dicatat di Jira dan Sistem PC, serta diteruskan ke tim yang tepat secara cepat dan terstruktur.

---

2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #

Keterangan	Detail
Berlaku untuk	Seluruh proses penerimaan inquiry hingga notifikasi ke tim internal
Divisi Pemilik SOP	Administrasi — berlaku untuk inquiry Divisi Perencanaan dan Divisi Pelaksanaan
PIC Utama	Admin
Penerima Notifikasi	Arsitek (Proyek Perencanaan / PA-)  ·  Direktur Pelaksana (Proyek Pembangunan / PC-)
Dipicu oleh	Masuknya inquiry via WhatsApp, Instagram DM, telepon, email, atau referral
Berakhir ketika	Data klien tercatat di Jira & Sistem PC, notifikasi terkirim ke tim terkait
SOP Lanjutan	SOP-PC-PLAN-001 — Survei Lokasi (untuk Proyek Perencanaan)

---

3. Format Kode Proyek di Jira #

Proyek Perencanaan (PA-)	Proyek Pembangunan (PC-)
Format: PA-[nomor urut] [Nama Owner]	Format: PC-[nomor urut] [Nama Owner]
Contoh: PA-001 Budi Santoso	Contoh: PC-001 Sari Dewi
Notifikasi → Tim Arsitek	Notifikasi → Direktur Pelaksana
Mencakup: desain arsitektur, gambar kerja, RAB	Mencakup: konstruksi, renovasi, pembangunan fisik

Nomor urut menggunakan angka 3 digit dan berlanjut setiap tahun. Nama owner menggunakan nama depan + nama belakang tanpa gelar. Jika satu klien memiliki dua proyek berbeda, buat dua kode terpisah.

---

4. Alur Langkah Kerja #

No.	Kegiatan	Uraian	PIC	Output	Tools
1	Penerimaan Inquiry	Admin menerima inquiry dari calon klien melalui WhatsApp, Instagram DM, telepon, email, atau referral. Catat waktu masuk dan channel yang digunakan. Inquiry di luar jam kerja ditangani pada awal jam kerja berikutnya.	Admin	Waktu & channel masuk tercatat	WA / IG / Telp
2	Identifikasi Jenis Proyek	Admin membalas inquiry dengan pesan sambutan menggunakan template yang sudah ditetapkan. Template berisi pertanyaan wajib untuk mengidentifikasi jenis proyek: perencanaan, pembangunan, atau keduanya. Jawaban klien menentukan kode proyek (PA- atau PC-).	Admin	Jenis proyek teridentifikasi (PA- / PC-)	WA / IG / Telp
3	Pencatatan Tiket di Jira	Admin membuat tiket baru di Jira menggunakan format kode proyek yang sesuai. Isi seluruh field wajib pada form Jira. Status awal tiket: Inquiry Masuk.	Admin	Tiket Jira dibuat dengan kode PA- / PC-	Jira
4	Pencatatan di Sistem PC	Admin membuat entri baru di sistem team.papanconstruction.com — hanya input Nama Klien dan Nomor Kontak. Kode proyek harus sinkron dengan Jira. Data lainnya diinput setelah kontrak ditandatangani.	Admin	Nama Klien + Kontak tercatat di Sistem PC	Sistem PC
5	Notifikasi ke Tim Internal	Jika PA- → notifikasi ke Tim Arsitek. Jika PC- → notifikasi ke Direktur Pelaksana. Berisi: kode Jira, nama klien, jenis proyek, lokasi, dan estimasi anggaran. Tim merespons maksimal 2 jam kerja.	Admin	Notifikasi terkirim ke pihak terkait	WhatsApp

---

5. Standar Waktu Layanan #

Kegiatan	Batas Waktu
Respons awal ke klien	Maksimal 10 menit di jam kerja setelah inquiry masuk
Pencatatan tiket di Jira	Maksimal 30 menit setelah jenis proyek teridentifikasi
Pencatatan di Sistem PC	Bersamaan dengan pembuatan tiket Jira
Notifikasi ke tim internal	Maksimal 1 jam kerja setelah tiket Jira dibuat
Jam kerja operasional	Senin – Jumat: 09.00 – 17.00 WITA
Inquiry di luar jam kerja	Direspons pada awal jam kerja berikutnya (09.00)

---

6. Panduan Template Pesan #

Template pesan lengkap tersimpan di folder Google Drive: Papan Construction / Admin / Template Pesan.

Admin wajib menggunakan template yang sudah disetujui Direktur Utama — tidak boleh dimodifikasi tanpa persetujuan. Template mencakup pertanyaan:

1. Jenis kebutuhan: perencanaan / desain atau pembangunan fisik atau keduanya
2. Lokasi proyek
3. Estimasi anggaran yang disiapkan
4. Target waktu mulai proyek

---

---

Disusun oleh: Admin — Administrasi  ·  Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama