Standard Operating Procedure — Administrasi
Penyusunan & Penandatanganan MoU
Kode Dokumen
SOP-PC-ADM-002
SOP-PC-ADM-002
Versi
1.0
1.0
Berlaku Sejak
2026
2026
Klasifikasi
Internal Rahasia
Internal Rahasia
Disusun oleh
Admin
Admin
Disahkan oleh
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
1. Tujuan #
Memastikan setiap proyek yang akan dikerjakan Papan Construction memiliki Memorandum of Understanding (MoU) yang sah dan ditandatangani kedua pihak sebelum pekerjaan apapun dimulai. MoU menjadi dokumen legal yang melindungi hak dan kewajiban Papan Construction serta klien selama proyek berlangsung, dan memuat pembahasan termin pembayaran yang mengacu pada SOP Penerapan Termin.
2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Berlaku untuk | Semua proyek: Design (PA-), Build (PC-), dan Design & Build |
| PIC Penyusun Draft | Admin |
| PIC Review & TTD — Perencanaan | Direktur Perencana |
| PIC Review & TTD — Build / D&B | Direktur Pelaksana |
| Dipicu oleh | Klien menyatakan ingin melanjutkan setelah menyetujui Preliminary Design |
| Berakhir ketika | MoU ditandatangani kedua pihak, tersimpan, dan Sub Task MoU di Jira: Done |
| SOP Sebelumnya | SOP-PC-PLAN-002 — Penyusunan Preliminary Design & Proposal |
| SOP Lanjutan | SOP Penerapan Termin (proses termin dimulai setelah MoU ditandatangani) |
| SOP Referensi | SOP Penerapan Termin · SOP Penamaan Dokumen |
3. Jenis MoU, Template & Perbedaannya #
| MoU Perencanaan (Design / PA-) | MoU Build / Design & Build (PC- / PA-+PC-) |
|---|---|
| Template: diambil dari server kantor | Template: dibuat melalui sistem Papan Construction |
| Lingkup: jasa desain & gambar kerja | Lingkup: konstruksi (+ desain jika Design & Build) |
| Nilai kontrak: fee desain | Nilai kontrak: nilai proyek konstruksi |
| Termin mengacu SOP Penerapan Termin Perencanaan | Termin mengacu SOP Penerapan Termin Build / D&B |
| Review & TTD: Direktur Perencana | Review & TTD: Direktur Pelaksana |
MoU memuat pembahasan termin pembayaran secara garis besar. Detail persentase, milestone, dan mekanisme invoice tidak dicantumkan di SOP ini — seluruh ketentuan detail termin mengacu pada SOP Penerapan Termin yang berlaku untuk masing-masing jenis proyek.
4. Alur Langkah Kerja #
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Output | Tools |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Konfirmasi Lanjut dari Klien | Klien menyatakan ingin melanjutkan ke tahap pengerjaan setelah menyetujui Preliminary Design. Admin mencatat konfirmasi di tiket Jira sebagai trigger penyusunan MoU. | Admin | Konfirmasi lanjut klien tercatat di Jira | WA + Jira |
| 2 | Pemilihan Template & Penyusunan Draft MoU | Admin menentukan jenis MoU berdasarkan jenis proyek: (a) PA- → template dari server kantor, (b) PC- / D&B → buat via sistem PC. Admin mengisi data proyek lengkap dan pembahasan termin sesuai SOP Penerapan Termin. Simpan file sesuai SOP Penamaan Dokumen. | Admin | Draft MoU tersimpan di folder proyek / sistem PC | Server kantor / Sistem PC |
| 3 | Review Draft MoU | Admin mengirim draft ke direktur terkait via WhatsApp: (a) PA- → Direktur Perencana, (b) PC- / D&B → Direktur Pelaksana. Direktur mereview kebenaran data, lingkup, nilai kontrak, dan termin. Feedback diberikan maksimal 1 hari kerja. | Dir. terkait | Draft disetujui atau ada catatan revisi | |
| 4 | Revisi Draft MoU (jika ada) | Admin merevisi draft berdasarkan catatan direktur. Simpan dengan versi baru sesuai SOP Penamaan Dokumen. Direktur memberikan persetujuan final. Jika tidak ada revisi dari langkah 3, langsung lanjut ke langkah 5. | Admin | Draft MoU final disetujui direktur terkait | Server kantor / Sistem PC |
| 5 | Pengiriman MoU ke Klien | Admin mengirimkan MoU final (PDF) ke klien via WhatsApp atau email disertai pesan pengantar. Berikan waktu minimal 1 hari kerja kepada klien untuk membaca sebelum penandatanganan. | Admin | MoU PDF terkirim ke klien | WA / Email |
| 6 | Penandatanganan MoU | MoU ditandatangani kedua pihak. TTD Papan Construction: (a) PA- → Direktur Perencana, (b) PC- / D&B → Direktur Pelaksana. Mekanisme: (1) Tatap muka — cetak 2 rangkap, TTD langsung. (2) Jarak jauh — klien cetak, TTD, foto/scan, kirim balik ke Admin. | Admin + Dir. terkait | MoU ditandatangani kedua pihak | Fisik / WA / Email |
| 7 | Penyimpanan MoU | Admin menyimpan MoU yang sudah ditandatangani: (a) PA- → server kantor sesuai SOP Penamaan Dokumen + arsip fisik, (b) PC- / D&B → sistem PC + arsip fisik. File scan/foto TTD juga disimpan untuk penandatanganan jarak jauh. | Admin | MoU tersimpan di server/sistem + arsip fisik | Server kantor / Sistem PC |
| 8 | Update Status Jira | Setelah MoU ditandatangani, Admin menandai Sub Task MoU di Jira menjadi Done. Sub Task MoU Done menjadi syarat untuk melanjutkan ke SOP Penerapan Termin. Pekerjaan tidak boleh dimulai sebelum Sub Task MoU berstatus Done. | Admin | Sub Task MoU di Jira: Done | Jira |
5. Standar Waktu #
| Kegiatan | Batas Waktu |
|---|---|
| Penyusunan draft MoU | Maksimal 1 hari kerja setelah konfirmasi lanjut dari klien |
| Review oleh direktur terkait | Maksimal 1 hari kerja setelah draft diterima |
| Revisi draft (jika ada) | Maksimal 1 hari kerja setelah feedback diterima |
| Waktu baca klien sebelum TTD | Minimal 1 hari kerja setelah MoU diterima klien |
| Update Sub Task Jira setelah TTD | Maksimal 1 jam setelah MoU ditandatangani kedua pihak |
| Mulai pekerjaan | Hanya setelah Sub Task MoU di Jira berstatus Done |
6. Referensi SOP Terkait #
Detail ketentuan termin pembayaran (persentase, milestone, mekanisme invoice) mengacu pada SOP Penerapan Termin — tersedia terpisah untuk Perencanaan, Build, dan Design & Build.
Ketentuan penamaan file MoU, struktur folder, lokasi template, dan versi dokumen mengacu pada SOP Penamaan Dokumen.
∴ Kondisi yang Harus Dieskalasi ke Direktur terkait / Direktur Utama
- Klien meminta perubahan klausul MoU di luar template standar → konsultasikan ke direktur terkait sebelum melakukan perubahan apapun
- Klien meminta perubahan nilai kontrak setelah MoU disiapkan → eskalasi ke direktur terkait dan Direktur Utama
- Klien tidak merespons MoU setelah 5 hari kerja sejak dikirim → Admin follow up; laporkan ke direktur terkait jika tidak ada respons setelah follow up ke-2
- Terdapat perbedaan antara lingkup di MoU dan Preliminary Design yang sudah disetujui → hentikan proses, laporkan ke direktur terkait untuk klarifikasi
- Klien menandatangani MoU tetapi menolak membayar DP → jangan mulai pekerjaan apapun, eskalasi ke Direktur Utama
Indikator Keberhasilan (KPI)
- Draft MoU selesai maksimal 1 hari kerja setelah konfirmasi lanjut dari klien
- MoU ditandatangani sebelum pekerjaan apapun dimulai — tanpa pengecualian
- Sub Task MoU di Jira ditandai Done dalam 1 jam setelah penandatanganan
- 0 proyek yang berjalan tanpa MoU sah dalam satu bulan
- Arsip MoU tersimpan lengkap di server/sistem dan folder fisik proyek
Disusun oleh: Admin — Administrasi · Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama