Standard Operating Procedure — Administrasi
Penyusunan Addendum Kontrak
Kode Dokumen
SOP-PC-ADM-003
SOP-PC-ADM-003
Versi
1.0
1.0
Berlaku Sejak
2026
2026
Klasifikasi
Internal Rahasia
Internal Rahasia
Disusun oleh
Admin
Admin
Disahkan oleh
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
1. Tujuan #
Memastikan setiap perubahan pada MoU atau kontrak yang sudah ditandatangani — di luar mekanisme Pekerjaan Tambah Kurang (PTK) — diproses secara formal melalui Addendum yang sah, disetujui kedua pihak, dan terdokumentasi dengan benar. Addendum menjadi dokumen pelengkap yang mengikat secara hukum dan melindungi hak Papan Construction maupun klien atas perubahan yang disepakati.
2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Berlaku untuk | Semua proyek aktif: Design (PA-), Build (PC-), dan Design & Build |
| Perbedaan dengan PTK | Addendum untuk perubahan kontrak yang bersifat formal dan fundamental. PTK untuk perubahan item/volume pekerjaan teknis — ditangani di SOP-PC-PELAKS-001 |
| PIC Penyusun Draft | Admin |
| PIC Review & TTD — Perencanaan | Direktur Perencana |
| PIC Review & TTD — Build / D&B | Direktur Pelaksana |
| Dipicu oleh | Adanya kesepakatan perubahan yang tidak dapat ditangani melalui PTK |
| Berakhir ketika | Addendum ditandatangani kedua pihak, tersimpan, dan tiket Jira diperbarui |
| SOP Referensi | SOP-PC-ADM-002 (MoU) · SOP-PC-PELAKS-001 (PTK) · SOP Penamaan Dokumen |
3. Kondisi yang Memerlukan Addendum #
Addendum hanya dibuat untuk perubahan di luar mekanisme PTK. Jika perubahan menyangkut item atau volume pekerjaan teknis di lapangan, gunakan SOP-PC-PELAKS-001 (PTK). Jika tidak yakin, konsultasikan ke direktur terkait sebelum membuat dokumen apapun.
| No. | Jenis Perubahan | Kondisi / Keterangan | PIC TTD |
|---|---|---|---|
| 1 | Perubahan Nilai Kontrak | Nilai proyek berubah di luar mekanisme PTK — misalnya perubahan fee desain atau nilai total kontrak karena negosiasi ulang | Direktur sesuai jenis proyek |
| 2 | Perubahan Durasi Kontrak | Perpanjangan atau percepatan waktu penyelesaian proyek yang disetujui kedua pihak secara formal | Direktur sesuai jenis proyek |
| 3 | Perubahan Item Pekerjaan Signifikan | Penambahan atau pengurangan item yang bersifat mendasar dan mengubah lingkup utama kontrak secara fundamental | Direktur sesuai jenis proyek |
| 4 | Perubahan Lainnya di Luar MoU | Perubahan klausul lain dalam MoU yang perlu direvisi secara formal — misalnya spesifikasi teknis utama, lokasi proyek, atau kondisi khusus | Direktur sesuai jenis proyek |
4. Alur Langkah Kerja #
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Output | Tools |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Identifikasi Kebutuhan Addendum | Admin memverifikasi apakah perubahan masuk kategori Addendum atau PTK. Jika Addendum, catat di tiket Jira dan laporkan ke direktur terkait. | Admin + Dir. terkait | Kebutuhan Addendum tercatat di Jira | WA + Jira |
| 2 | Persetujuan Prinsip | Direktur terkait mengonfirmasi persetujuan prinsip sebelum Addendum disusun. Jika menyangkut nilai kontrak signifikan, Direktur Utama juga perlu memberikan persetujuan. | Dir. terkait + Dir. Utama | Persetujuan prinsip tercatat via WA | |
| 3 | Penyusunan Draft Addendum | Admin menyusun draft menggunakan template dari server kantor. Addendum mencantumkan: nomor Addendum, referensi MoU asal, poin yang diubah, nilai/ketentuan baru, dan tanggal berlaku efektif. | Admin | Draft Addendum tersimpan di folder proyek | Template + Server kantor |
| 4 | Review Draft Addendum | Admin mengirim draft ke direktur terkait via WA: (a) PA- → Direktur Perencana, (b) PC- / D&B → Direktur Pelaksana. Feedback diberikan maksimal 1 hari kerja. | Dir. terkait | Draft disetujui atau ada catatan revisi | |
| 5 | Revisi Draft (jika ada) | Admin merevisi draft berdasarkan catatan direktur. Simpan dengan versi baru sesuai SOP Penamaan Dokumen. Direktur memberikan persetujuan final. | Admin | Draft Addendum final disetujui | Server kantor |
| 6 | Pengiriman ke Klien & Penandatanganan | Admin mengirimkan Addendum final (PDF) ke klien via WA atau email. Ditandatangani kedua pihak — mekanisme sama seperti MoU (tatap muka atau jarak jauh). TTD Papan Construction: (a) PA- → Direktur Perencana, (b) PC- / D&B → Direktur Pelaksana. | Admin + Dir. terkait | Addendum ditandatangani kedua pihak | Fisik / WA / Email |
| 7 | Penyimpanan & Update Jira | Admin menyimpan Addendum yang sudah ditandatangani di server kantor (folder proyek yang sama dengan MoU asal) + arsip fisik. Admin memperbarui tiket Jira dengan nomor Addendum, tanggal TTD, dan poin perubahan. | Admin | Addendum tersimpan + Jira diperbarui | Server kantor + Jira |
5. Standar Waktu #
| Kegiatan | Batas Waktu |
|---|---|
| Identifikasi & konfirmasi jenis dokumen | Maksimal 1 hari kerja setelah permintaan perubahan diterima |
| Persetujuan prinsip dari direktur terkait | Maksimal 1 hari kerja setelah identifikasi selesai |
| Penyusunan draft Addendum | Maksimal 1 hari kerja setelah persetujuan prinsip diterima |
| Review oleh direktur terkait | Maksimal 1 hari kerja setelah draft diterima |
| Revisi draft (jika ada) | Maksimal 1 hari kerja setelah feedback diterima |
| Update tiket Jira setelah TTD | Maksimal 1 jam setelah Addendum ditandatangani kedua pihak |
6. Ketentuan Penomoran Addendum #
| Ketentuan | Detail |
|---|---|
| Format nomor | ADD-[Kode Proyek]-[Nomor Urut] |
| Contoh | ADD-PA-001-01 → Addendum pertama untuk proyek PA-001 |
| Nomor urut | Dimulai dari 01 dan bertambah untuk setiap Addendum baru pada proyek yang sama |
| Referensi MoU | Setiap Addendum wajib mencantumkan nomor MoU asal yang diubah |
| Penyimpanan | Disimpan di folder proyek yang sama dengan MoU asal — mengacu SOP Penamaan Dokumen |
∴ Kondisi yang Harus Dieskalasi ke Direktur terkait / Direktur Utama
- Tidak yakin apakah perubahan masuk kategori Addendum atau PTK → konsultasikan ke direktur terkait sebelum membuat dokumen apapun
- Perubahan nilai kontrak yang signifikan → wajib mendapat persetujuan Direktur Utama sebelum Addendum disusun
- Klien menolak menandatangani Addendum tetapi pekerjaan terlanjur berubah → hentikan perubahan, eskalasi ke Direktur Utama
- Klien meminta perubahan yang bertentangan dengan kondisi teknis proyek → konsultasikan ke direktur terkait sebelum menjawab klien
- Addendum yang sama perlu direvisi kembali setelah ditandatangani → buat Addendum baru dengan nomor urut berikutnya
Indikator Keberhasilan (KPI)
- Draft Addendum selesai maksimal 1 hari kerja setelah persetujuan prinsip diterima
- Addendum ditandatangani sebelum perubahan diimplementasikan — tanpa pengecualian
- Tiket Jira diperbarui maksimal 1 jam setelah penandatanganan
- Arsip Addendum tersimpan lengkap di server kantor dan folder fisik proyek
- 0 perubahan kontrak yang diimplementasikan tanpa Addendum sah dalam satu bulan
Disusun oleh: Admin — Administrasi · Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama