Standard Operating Procedure — SDM / HR
Absensi & Kehadiran Tim Kantor
SOP-PC-SDM-001
2.0
2026
Internal Rahasia
Direktur Utama
Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama
Revisi v2.0 — SOP ini merupakan pembaruan dari v1.0 yang sebelumnya hanya berlaku untuk Tim Perencana. Cakupan diperluas menjadi seluruh Tim Kantor Papan Construction.
1. Tujuan #
Memastikan seluruh anggota Tim Kantor Papan Construction menjalankan kewajiban kehadiran secara disiplin, mencatat absensi melalui aplikasi GajiHub, dan memahami konsekuensi atas keterlambatan, ketidakhadiran tanpa izin, serta pelanggaran berulang. SOP ini menjadi dasar penilaian KPI kehadiran yang tercatat di sistem dan berlaku pula untuk seluruh posisi berbasis kantor yang berkembang ke depan.
2. Ruang Lingkup & Pihak yang Terlibat #
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Berlaku untuk | Seluruh karyawan berbasis kantor: Direktur Perencana, Arsitek, Drafter Ars/Str/MEP, Estimator, Admin, Content Creator, dan seluruh posisi kantor lainnya yang ditetapkan Direktur Utama |
| Tidak berlaku untuk | Tim Pelaksana Lapangan — diatur dalam SOP-PC-SDM-002 |
| Platform absensi | Aplikasi GajiHub (di HP masing-masing karyawan) |
| Mekanisme verifikasi | GPS lokasi kantor + foto selfie saat absensi masuk dan pulang |
| PIC Pemantauan | Admin (cek laporan GajiHub harian & bulanan) |
| Jam kerja | Senin – Jumat: 09.00 – 17.00 WITA |
| Jam istirahat | 12.00 – 13.00 WITA (tidak dihitung sebagai jam kerja) |
| Total jam efektif | 7 jam/hari · 35 jam/minggu |
3. Struktur Approval Izin per Divisi #
Approval izin disesuaikan dengan jalur pelaporan masing-masing divisi. Tim Perencana mengajukan ke Direktur Perencana; seluruh divisi lainnya langsung ke Direktur Utama.
| Tim / Divisi | Approver Izin |
|---|---|
| Direktur Perencana, Arsitek, Drafter Ars/Str/MEP, Estimator | Direktur Perencana |
| Admin, Content Creator, dan posisi kantor lainnya di luar Tim Perencana | Direktur Utama |
4. Alur Absensi Harian #
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Tools |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Absensi Masuk | Paling lambat 09.00 WITA. Sistem memverifikasi GPS (radius kantor) dan meminta foto selfie. Absensi setelah 09.00 dicatat sebagai terlambat dengan keterangan waktu yang tepat. | Karyawan | GajiHub |
| 2 | Absensi Pulang | Setelah 17.00 WITA. Pulang sebelum 17.00 tanpa izin dihitung sebagai pulang cepat dan masuk akumulasi jam tidak hadir. Karyawan yang meninggalkan kantor untuk keperluan luar (survei, meeting klien, keperluan dinas) wajib menginformasikan ke atasan langsung via WhatsApp. | Karyawan | GajiHub + WA |
| 3 | Pemantauan Harian | Admin memantau dashboard GajiHub. Karyawan belum absen masuk pukul 09.15 tanpa keterangan dihubungi via WA. Anomali dilaporkan ke atasan langsung karyawan tersebut sesuai struktur approval divisi. | Admin | GajiHub + WA |
| 4 | Rekap Bulanan | Admin mengunduh rekap kehadiran bulanan dari GajiHub tanggal 1 setiap bulan. Rekap mencakup: total hadir, terlambat, izin, sakit, dan mangkir per karyawan. Menjadi input KPI kehadiran dan perhitungan gaji bulan berjalan. | Admin | GajiHub |
5. Prosedur Pengajuan Izin & Sakit #
Seluruh izin dan sakit WAJIB diajukan melalui GajiHub. Pemberitahuan via WhatsApp saja tidak cukup — harus disertai pengajuan resmi di GajiHub agar tercatat di sistem.
| No. | Kegiatan | Uraian | PIC | Tools |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Izin Direncanakan | Ajukan di GajiHub paling lambat H-1 pada jam kerja (09.00–17.00). Pengajuan diteruskan Admin ke approver sesuai divisi (lihat Bagian 3). Memberi waktu untuk menyesuaikan beban kerja tim. | Karyawan → Admin → Approver Divisi | GajiHub |
| 2 | Sakit Mendadak | (a) Informasikan ke atasan langsung via WA sebelum 09.00, dan (b) Ajukan izin sakit di GajiHub hari yang sama atau hari berikutnya. Sakit >2 hari berturut-turut wajib sertakan surat keterangan dokter yang diunggah di GajiHub. | Karyawan → Atasan Langsung → Admin | GajiHub + WA |
| 3 | Persetujuan Izin | Admin memverifikasi dan meneruskan ke approver sesuai divisi. Approver mempertimbangkan kondisi tim dan deadline proyek. Izin disetujui tidak mempengaruhi sanksi namun tetap masuk rekap bulanan. | Admin + Approver Divisi | GajiHub |
6. Prosedur Lembur #
| Ketentuan | Detail |
|---|---|
| Definisi | Pekerjaan di luar jam kerja normal (sebelum 09.00 atau setelah 17.00) atas permintaan atasan — bukan inisiatif karyawan sendiri |
| Pencatatan | Absensi lembur di GajiHub dengan keterangan ‘Lembur’ — dicatat otomatis di sistem |
| Kompensasi | Mengacu pada ketentuan yang ditetapkan Direktur Utama — diatur terpisah dari SOP ini |
| Batas waktu | Maksimal 3 jam per hari kecuali ada persetujuan khusus Direktur Utama |
7. Ketentuan Keterlambatan & Kewajiban Ganti Waktu #
Setiap keterlambatan — tanpa toleransi — wajib diganti di luar jam kerja normal pada hari yang sama atau maksimal dalam minggu yang sama. Berlaku merata untuk semua anggota Tim Kantor, termasuk karyawan yang berstatus mahasiswa.
| Ketentuan | Detail |
|---|---|
| Definisi terlambat | Absensi masuk di GajiHub tercatat setelah pukul 09.00 WITA |
| Kewajiban ganti waktu | Setiap menit keterlambatan wajib diganti di luar jam kerja — hari yang sama atau maksimal minggu yang sama |
| Cara ganti waktu | Ajukan lembur pengganti di GajiHub dengan keterangan ‘Ganti Keterlambatan [tanggal]’ |
| Pemantauan | Admin memantau apakah karyawan sudah melakukan ganti waktu via laporan GajiHub |
| Batas akumulasi | Jika akumulasi jam yang BELUM diganti melebihi 3 jam dalam satu bulan → pemotongan gaji proporsional |
| Perhitungan potongan | Potongan = (Total jam tidak terganti ÷ 7 jam) × Gaji harian |
| Contoh | Terlambat 30+45=75 mnt. Jika bulan itu sudah ada 135 mnt tidak terganti → total 210 mnt (3,5 jam) → melebihi batas → pemotongan gaji dilakukan |
8. Ketentuan Mangkir #
Mangkir = tidak hadir tanpa pengajuan izin resmi di GajiHub. Berbeda dengan sakit mendadak yang diinformasikan sebelum 09.00.
| No. | Jenis | Frekuensi | Sanksi | Keterangan |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mangkir | Pertama kali | Ganti waktu 1 hari penuh (7 jam) + Peringatan lisan dari atasan langsung | Dicatat Admin di GajiHub. Diselesaikan minggu yang sama. |
| 2 | Mangkir Berulang | Ke-2 dalam 3 bulan | Ganti waktu + SP1 Tertulis dari Direktur Utama + Potongan 1 hari gaji | SP1 disimpan di GajiHub dan arsip Admin |
| 3 | Mangkir Berulang | Ke-3 dalam 3 bulan | Ganti waktu + SP2 Tertulis + Potongan 2 hari gaji | SP2 disertai peringatan potensi SP3 ke PHK |
| 4 | Mangkir Berulang | Ke-4 atau lebih | SP3 Tertulis + Potongan 3 hari gaji + Evaluasi kelanjutan kerja | Dasar pertimbangan PHK sesuai UU Ketenagakerjaan |
Perhitungan ‘berulang’ dihitung dalam rolling 3 bulan terakhir. Jika tidak ada mangkir dalam 3 bulan, hitungan direset. Semua SP dicatat Admin dan ditandatangani karyawan serta Direktur Utama.
9. Rekap & Pelaporan Bulanan #
| Ketentuan | Detail |
|---|---|
| Frekuensi | Bulanan — tanggal 1 setiap bulan untuk bulan sebelumnya |
| Isi rekap | Total hadir, terlambat (jam akumulasi), izin, sakit, mangkir, ganti waktu yang sudah/belum diselesaikan — per karyawan |
| Distribusi | Admin → Direktur Perencana (untuk Tim Perencana) & Direktur Utama (untuk seluruh Tim Kantor) — untuk review dan persetujuan pemotongan jika ada |
| Deadline | Maksimal tanggal 3 setiap bulan agar dapat diproses sebelum penggajian |
| Kaitan gaji | Data kehadiran menjadi input penggajian bulan berjalan di GajiHub |
| Kaitan KPI | Data rekap menjadi input KPI Kehadiran yang dievaluasi setiap bulan |
| SOP Terkait | SOP-PC-SDM-002 — Absensi & Kehadiran Tim Pelaksana |
∴ Kondisi yang Wajib Dieskalasi ke Direktur Utama
- Karyawan mengalami mangkir ke-2 kali atau lebih dalam rolling 3 bulan → Direktur Utama harus dilibatkan sebelum SP diterbitkan
- Tidak ada respons dari approver divisi terhadap pengajuan izin atau laporan anomali kehadiran dalam 1×24 jam
- Terdapat indikasi manipulasi absensi (titip absen, pemalsuan GPS, atau foto tidak sesuai)
- Kondisi di luar kendali karyawan (bencana, gangguan sistem GajiHub) yang mengakibatkan absensi tidak dapat dilakukan secara normal → Admin koordinasi untuk mekanisme pencatatan alternatif
Indikator Keberhasilan (KPI)
- Tingkat kehadiran Tim Kantor ≥ 95% per bulan (hari hadir ÷ hari kerja efektif)
- 0 karyawan dengan akumulasi jam tidak terganti > 3 jam dalam satu bulan
- 100% izin dan sakit diajukan melalui GajiHub — tidak ada yang hanya via WhatsApp
- Rekap kehadiran bulanan terdistribusi ke seluruh Direktur terkait maksimal tanggal 3
- 0 kasus mangkir yang tidak ditindaklanjuti dalam bulan berjalan
- 0 kasus indikasi manipulasi absensi yang tidak dilaporkan ke Direktur Utama
Disusun oleh: Direktur Utama · Disahkan oleh: Muhammad Vivaldinata — Direktur Utama